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Pourquoi adopter un SIRH dès 50 salariés ? Cas client, guide & bénéfices

Routes Numériques — Mon, 11 Aug 2025 15:16:16 +0000

Passer le cap des 50 salariés… C’est une belle étape pour une entreprise !
Mais c’est aussi une source de nouveaux défis pour vos Ressources Humaines, avec des obligations légales qui ne cessent de se multiplier, des processus qui se complexifient, des erreurs qui se glissent dans la paie, des talents qui s’impatientent et souhaitent être formés etc…

Jongler entre tableaux Excel, dossiers papier et e-mails est une perte de temps, en plus d’être source de perte de patience. Vous perdez du temps sur des tâches répétitives. Vous manquez de visibilité sur vos effectifs et vos compétences.
Résultat : votre service RH court partout… mais avance peu.

Aujourd’hui, et depuis plusieurs années, il existe des applications qui vous permettent de centraliser, automatiser et sécuriser toute votre gestion RH : le SIRH !
Accessible, modulable et pensé pour les PME, il transforme vos processus et libère du temps pour ce qui compte vraiment : vos collaborateurs.

Dans cet article, nous allons :

Voir pourquoi il est essentiel d’adopter un SIRH dès 50 salariés.
Découvrir ses bénéfices concrets.
Étudier un cas client réel.
Vous guider pour choisir et déployer votre propre solution

Qu’est-ce qu’un SIRH et pourquoi c’est clé dès 50 salariés ?

Le cap des 50 salariés : un tournant pour vos RH

À 50 salariés, tout change. Utiliser des tableaux Excel devient compliqué et peu lisible.
Vous êtes certainement en train de mettre en place un Comité Social et Économique (CSE).
Vous devez suivre précisément les temps de travail.
Vous devez archiver un volume croissant de documents RH… et les retrouver rapidement.
Avec ce volume de tâches qui ne cesse de croitre, votre gestion devient plus lourde. Les risques d’erreurs explosent.

Alors évidemment, c’est à nuancer puisque même les plus petites PME (10-20 collaborateurs) peuvent (et devraient) y aller par étape et incorporer dans leur système d’informations RH, de plus en plus d’applications.

Ils pourraient par exemple, commencer par la gestion du temps de travail des collaborateurs, des absences et de l’administratif, puis s’intéresser dans un second temps à la GPEC (Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences) etc…

Quand l’administratif prend le dessus

Sans outil adapté, chaque nouvelle embauche devient un casse-tête administratif.
La gestion de la paie se complique. Les congés s’empilent sans suivi clair. Vous perdez du temps à chercher des documents… et parfois à réparer des oublis.
Bref, l’énergie qui devrait aller à vos projets RH se perd dans la paperasse.

Le SIRH, votre allié pour reprendre le contrôle

Le SIRH (Système d’Informations des Ressources Humaines) vous aide à reprendre le contrôle sur vos projets RH et à diversifier, à parts égales, les missions RH pour ne pas que votre RH prenne ses jambes à son cou.

Un SIRH repose sur plusieurs modules :

Paie : calculs automatisés, conformité légale, intégration des conventions collectives.
Gestion des congés et absences : demandes, validations, soldes en temps réel.
Suivi des talents : compétences, formations, carrières.
Juridique ou administration du personnel : contrats, dossiers, déclarations

💡 À retenir : Le passage aux 50 salariés est un moment charnière. C’est l’étape où la digitalisation RH devient un investissement stratégique… et non plus un simple confort.

Les bénéfices concrets d’un SIRH pour une PME

Adopter un SIRH pour gagner un temps précieux

Fini les saisies manuelles interminables et les doublons dans les fichiers Excel.
En adoptant un SIRH, vous automatisez la paie, les congés et les déclarations.
Résultat : vos équipes RH passent moins de temps sur l’administratif et plus sur les projets qui font grandir votre entreprise.

Sécuriser vos données et rester conforme

À 50 salariés, les obligations légales se multiplient.
Un SIRH vous aide à stocker vos documents RH en toute sécurité, à suivre la conformité RGPD et à respecter le Code du travail.
Vous réduisez les risques d’erreurs et les sanctions potentielles.

Améliorer l’expérience collaborateur

Avec un portail RH en libre-service, vos salariés peuvent poser leurs congés, consulter leurs fiches de paie ou demander une formation… sans passer par mille intermédiaires.
Plus d’autonomie pour eux, plus de sérénité pour vous.

Piloter vos décisions RH avec plus de précision

En adoptant un SIRH, vous accédez à des tableaux de bord clairs : turnover, absentéisme, compétences clés.
Ces indicateurs vous permettent d’anticiper vos besoins en recrutement, en formation et en mobilité interne.

Gestion manuelle VS SIRH

Cas client : comment adopter un SIRH a transformé la gestion RH d’une PME

Le point de départ : des RH à bout de souffle

Notre client, une PME spécialisée dans la supply chain, comptait 500 salariés.
Mais son unique responsable RH, qui n’avait pas eu le temps de voir croître l’entreprise, gérait encore tout… à la main.

Résultat :

Des données RH éparpillées entre Excel, e-mails et dossiers papier.
Des congés posés par mail, avec des oublis fréquents.
Une paie de plus en plus complexe à gérer, avec plusieurs conventions collectives.
Aucun suivi clair des compétences ou des parcours collaborateurs.

« Je passais mes journées à corriger des erreurs et à chercher des documents. Impossible de travailler sur la fidélisation et le développement des talents. » – Responsable RH

Pourquoi ils ont décidé d’adopter un SIRH

Avec l’arrivée de nouvelles obligations légales et un rythme de recrutement soutenu, il devenait urgent de trouver une solution.

L’objectif : centraliser toutes les données RH, automatiser les processus clés et améliorer la visibilité sur les effectifs.

L’accompagnement Routes Numériques

Audit RH complet : entretiens avec les équipes et cartographie des processus.
Cahier des charges SIRH : 40 pages détaillant besoins et priorités.
Sélection et déploiement d’un SIRH SaaS modulable, multilingue et compatible multisites.
Formation des utilisateurs et mise en place d’un plan de conduite du changement.

Résultat

-80 % d’erreurs de paie grâce à l’automatisation.
Recrutement deux fois plus rapide grâce à un vivier de candidats centralisé.
Gain de temps considérable : le service RH se consacre enfin à la stratégie et au développement des talents.
Meilleure expérience collaborateur : congés, formations et documents accessibles en ligne 24/7.

Guide pratique : Comment adopter un SIRH dès 50 salariés

Adopter un SIRH n’est pas seulement une question d’outil. C’est aussi un projet structurant pour toute l’entreprise.
Voici les 5 étapes clés à suivre pour réussir votre mise en place selon l’expertise de Routes Numériques.

1. Évaluer vos besoins et vos contraintes

Commencez par un audit SIRH.
Identifiez les points de douleur : paie chronophage, suivi des absences flou, manque de visibilité sur les compétences, difficultés de recrutement…
Listez vos objectifs : gain de temps, conformité, meilleure expérience collaborateur.
Plus votre vision est claire, plus le choix du SIRH sera pertinent.

2. Choisir le modèle qui vous correspond

Deux grandes options :

SIRH SaaS : hébergé dans le cloud, rapide à déployer, évolutif et sans infrastructure lourde.
SIRH On-Premise : installé sur vos serveurs, plus personnalisable, mais avec un investissement initial plus important.

💡 Astuce : si vous êtes une PME de 50 à 200 salariés, le SaaS est souvent plus flexible et économique.

3. Impliquer vos équipes dès le début

Un SIRH ne réussit que si les utilisateurs l’adoptent.
Associez vos RH, managers et collaborateurs au choix et à la configuration.
Recueillez leurs besoins et préparez un plan de communication interne pour expliquer le “pourquoi” et le “comment”.

4. Intégrer le SIRH à vos outils existants

Pour maximiser l’efficacité, reliez votre SIRH à vos autres systèmes : paie, ERP, CRM, logiciels de pointage, outils de formation.
Grâce aux API SIRH et connecteurs, les données circulent automatiquement et restent à jour.

5. Former et suivre les résultats

Prévoyez des sessions de formation ciblées pour chaque profil utilisateur.
Suivez vos indicateurs clés (KPI RH) :

Temps de traitement des paies
Taux d’erreurs administratives
Délai moyen de recrutement
Taux d’utilisation du portail RH

Ces mesures vous permettront d’ajuster votre SIRH et d’en tirer tout le potentiel.

J'aimerais savoir ce qu'apporterait un outil SI-RH dans mon entreprise

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Etude de cas : stratégie numérique pour PME industrielle

Routes Numériques — Wed, 12 Feb 2025 10:03:03 +0000

Optimisation du système d'information du Groupe Coopératif Demain

Quand un acteur majeur de l’insertion dans le Jura a sollicité notre aide, Routes Numériques a déployé après analyse une feuille de route menant vers un système d’informations résilient.

Contexte : un système d’informations obsolète

Le Groupe Coopératif Demain est une structure regroupant plusieurs filiales sous un modèle coopératif. Avec 200 collaborateurs et un chiffre d’affaires de 13 millions d’euros, dont 80 % issus du recyclage d’équipements électroniques, cette entreprise d’insertion joue un rôle clé dans son secteur. Basée à Lons-le-Saunier (Jura), elle a longtemps fonctionné sans référent informatique interne, s’appuyant exclusivement sur un prestataire externe.

Consciente des enjeux numériques, l’entreprise a sollicité notre expertise pour un audit approfondi de son système d’information et l’élaboration d’un schéma directeur de transformation numérique, visant à moderniser ses infrastructures et renforcer son efficacité opérationnelle. L’objectif était d’optimiser les processus internes tout en facilitant l’inclusion numérique de ses collaborateurs.

Audit

Les axes clés

Notre audit s’est articulé autour de plusieurs axes clés :

Infrastructure IT : évaluation des serveurs, du réseau, de la cybersécurité et des capacités de stockage.
Postes de travail : analyse de l’hétérogénéité des équipements, des mises à jour et de la sécurité des postes.
Cartographie applicative et couverture fonctionnelle : pertinence des logiciels utilisés et leur interopérabilité.
Maturité numérique des salariés : adaptation aux outils numériques et identification des besoins en formation.

Une analyse approfondie à tous les niveaux

Nous avons conduit des entretiens avec différents acteurs de l’entreprise pour affiner notre diagnostic :

Les membres du COMEX afin d’aligner la stratégie numérique avec la vision globale de l’entreprise.
Les responsables de service pour identifier les besoins métiers spécifiques à chaque département.
Les équipes terrain afin de mieux comprendre les contraintes opérationnelles et identifier les leviers d’amélioration.
Les prestataires et éditeurs afin d’évaluer la qualité et la pertinence des solutions technologiques en place.

Nous avons également analysé l’utilisation des outils collaboratifs existants et leur intégration dans les flux de travail pour identifier les lacunes et proposer des solutions adaptées.

Les problèmes identifiés : une dette technologique lourde

L’audit a révélé plusieurs faiblesses majeures dans le système d’informations du groupe :

Sécurité insuffisante : absence de pare-feu, réseau non sécurisé, antivirus obsolètes.
Manque de structuration : partage non contrôlé des mots de passe, absence de gestion des accès.
Applications vieillissantes et dispersées : logiciels obsolètes ou non utilisés, absence d’interopérabilité entre les outils métiers.
Absence de pilotage IT : absence d’indicateurs clairs sur le budget et les performances du SI.
Manque d’outils collaboratifs performants : absence de solutions adaptées pour la communication interne et le partage d’informations.

Face à ces défis, il était essentiel de proposer une feuille de route claire et adaptée aux besoins du groupe.

Solution

Routes Numériques a proposé une feuille de route sur quatre axes :

Infrastructure : un renouveau complet

Le renouvellement de l’infrastructure a été planifié dans le cadre du déménagement du siège social, avec deux cahiers des charges distincts :

Infrastructure et serveurs hébergés : modernisation des équipements pour garantir un SI évolutif et résilient.
Réseau, sécurité et téléphonie : sécurisation du système d’informations et mise en place d’une connectivité performante.

Un plan de cybersécurité a également été défini, comprenant la mise en place d’un pare-feu dans les règles de l’art, un contrôle d’accès rigoureux et des formations pour sensibiliser les salariés aux bonnes pratiques.

Cartographie applicative : vers un système d'informations cohérent et structuré

Une refonte progressive de l’environnement applicatif a été planifiée en fonction des priorités métiers :

Dématérialisation réglementaire : adaptation aux évolutions législatives et automatisation des processus administratifs.
Centralisation des données clients : étude pour la mise en œuvre d’un CRM transverse pour un meilleur suivi des activités.
Intégration des outils collaboratifs : adoption de solutions performantes pour améliorer la communication et le travail en équipe

Outils collaboratifs & accompagnement numérique

Le groupe, en tant qu’entreprise d’insertion, accorde une importance particulière à l’accessibilité numérique et à la montée en compétences de ses collaborateurs. Un programme de formation et d’accompagnement a été mis en place pour :

Aider les publics en insertion face à la digitalisation des services administratifs (Sécurité Sociale, Pôle Emploi, impôts).
Améliorer la communication interne avec des solutions collaboratives adaptées aux besoins des équipes.
Faciliter la gouvernance coopérative grâce à des outils numériques simplifiant les processus décisionnels.
Former les équipes aux nouveaux outils pour garantir une adoption fluide et efficace des solutions numériques mises en place.

Résultat : Un système d’informations sécurisé et évolutif

Grâce à ces initiatives, le Groupe Coopératif Demain bénéficie aujourd’hui :

D’un parc informatique modernisé, garantissant plus de sécurité et de fiabilité.
D’un système d’information structuré et évolutif, aligné avec les besoins métiers.
D’une gouvernance IT renforcée, avec une vision claire du budget et des priorités technologiques.
D’un accompagnement au changement efficace, facilitant l’adoption des nouveaux outils numériques.
D’une amélioration significative des outils collaboratifs, renforçant la productivité et la collaboration entre les équipes.

Cette transformation permet non seulement d’optimiser les processus internes, mais aussi de soutenir l’engagement social du groupe en facilitant l’accès aux services numériques essentiels.

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Outils collaboratifs : bien choisir pour se les approprier

Routes Numériques — Mon, 10 Feb 2025 14:26:22 +0000

Contexte

Notre client, une entreprise basée à Lyon et spécialisée dans le développement de plugins pour les éditeurs de CAO, emploie une trentaine de salariés et génère un chiffre d’affaires de 5 millions d’euros. Son activité requiert l’utilisation d’outils (dont les outils collabor rares sur le marché, ce qui complexifie la cartographie de son système d’information et rend difficile l’harmonisation des processus. De plus, le départ du contributeur principal au développement des outils internes a accentué les difficultés, les nouvelles recrues étant moins familières avec ces solutions.

L’entreprise a alors fait appel à notre expertise afin d’identifier les leviers d’amélioration et de proposer une stratégie adaptée pour optimiser son système d’information et structurer ses outils collaboratifs tout en s’octroyant une formation adaptée pour les utilisateurs… Un projet de formation qu’ils n’avaient pas encore envisagé.

Audit : analyse approfondie des enjeux et contraintes

Pour répondre à ces défis, nous avons mené un audit approfondi en explorant trois aspects fondamentaux :

1. Les outils présents sur les postes de travail

Nous avons identifié une forte hétérogénéité des outils bureautiques, chaque utilisateur ayant ses propres préférences. Cette variabilité empêche une collaboration fluide, une bonne gestion administrative et génère des incohérences dans les workflows. Par ailleurs, certaines solutions utilisées n’étaient plus adaptées aux besoins actuels de l’entreprise, freinant la productivité et la cohérence des processus.

Un manque de directives claires sur l’utilisation des outils collaboratifs a également été constaté, ce qui entraîne une dispersion des données et un manque d’efficacité dans la communication entre équipes. Dans ce cas précis, il devient donc impératif de définir une approche cohérente et unifiée pour garantir une productivité ainsi qu’une gestion de projet optimale.

2. La cartographie applicative et la gestion des données

L’entreprise utilise trois outils principaux (CRM, back-office et bugtracker) qui ne sont pas interconnectés. Cette absence d’intégration entraîne des versions divergentes des données clients, rend le partage d’ informations complexe et impact négativement le suivi des projets. En plus de cela, l’absence de documentation détaillée sur ces systèmes rend difficile leur évolution et leur maintenance, ce qui représente un risque à long terme pour l’entreprise.

Une autre problématique relevée concerne la redondance des informations saisies, augmentant ainsi le risque d’erreurs et de perte de temps dans les mises à jour des bases de données clients. Une refonte de l’architecture des outils semble donc essentielle afin d’améliorer la gestion des flux de données et la synchronisation des informations.

3. Infrastructure et Sécurité

L’infrastructure informatique est gérée par un prestataire de services hébergés à Lyon. Une migration était déjà en cours afin d’assurer la conformité et la modernisation des systèmes. Cependant, certains choix technologiques nécessitaient une réévaluation afin d’assurer une meilleure compatibilité avec les nouveaux outils et d’optimiser les performances globales.

La sécurisation des données est également un enjeu majeur dans la transition vers une infrastructure plus moderne. Nous avons identifié un besoin de renforcement des bonnes pratiques en matière de gestion des accès et de protection des données sensibles.

Problématiques clés et besoins identifiés

L’audit a mis en évidence plusieurs défis majeurs :

Une stratégie d’outils collaboratifs inexistante, freinant la productivité et la cohérence des échanges internes.
Une cartographie applicative complexe et désorganisée, menant à des incohérences dans la gestion des données et des processus métiers inefficaces.
Une difficulté d’intégration des nouveaux recrutements due à l’absence de standardisation et à la multiplicité des outils utilisés.
Un besoin de formation aux outils collaboratifs, afin d’assurer une adoption efficace des nouvelles solutions mises en place.
Une infrastructure nécessitant des améliorations en matière de sécurité et d’optimisation des performances.

Un seul outil collaboratif n’aurait pas suffit à cette entreprise aux multiples besoins. Notre client avait donc besoin d’une stratégie unifiée pour ses outils collaboratifs, d’une cartographie cible des données, ainsi que d’un accompagnement pour moderniser son infrastructure et garantir une inter-opérabilité optimale.

Nos recommandations : deux scénarios stratégiques

Pour améliorer la gestion des outils collaboratifs et l’organisation des données, nous avons proposé deux scénarios adaptés aux besoins et aux contraintes de l’entreprise :

Une solution basée sur des outils libres

Adoption d’outils collaboratifs open source (Nextcloud, OnlyOffice, Jitsi) afin de réduire les coûts tout en garantissant la flexibilité et l’indépendance technologique.
Intégration d’un système de gestion documentaire partagé pour standardiser le travail collaboratif et améliorer l’accès à l’information.
Formation des équipes aux outils collaboratifs afin d’assurer une transition fluide et une appropriation rapide.
Mise en place d’un plan de gouvernance des outils pour assurer un usage cohérent et optimal.

Une solution intégrée Microsoft

Mise en place de l’écosystème Microsoft 365 (M365, Teams) pour fluidifier la communication interne et simplifier le travail collaboratif.
Intégration avec Nextcloud pour centraliser la gestion des fichiers et des données, tout en conservant une souplesse dans la gestion documentaire.
Déploiement de solutions d’automatisation pour améliorer les flux de travail et réduire les tâches manuelles répétitives.
Sessions de formation pour accompagner la prise en main des nouveaux outils collaboratifs.

Une structuration de la cartographie applicative

En parallèle, Routes Numériques s’engage à :

Définir une cartographie cible des données
Suivre une feuille de route pour unifier les données-pivot

Les résultats obtenus : une organisation plus agile et performante

Grâce à nos recommandations, notre client a pu :

Optimiser ses processus internes, réduisant significativement les erreurs et les pertes de temps liées à la fragmentation des outils.
Standardiser ses outils collaboratifs, facilitant ainsi la collaboration et l’intégration des nouvelles recrues grâce à un environnement de travail structuré et cohérent.
Se voir dispensé une formation adaptée par nos soins, garantissant une adoption rapide ( par des exercices pratiques et mises en situations ) et efficace des nouveaux outils par les équipes.
Améliorer la gestion des données, assurant une cohérence et une fiabilité accrues entre les différentes applications utilisées.
Réduire les coûts et améliorer la flexibilité en rationalisant les outils et en privilégiant des solutions adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Conclusion : une transformation durable et performante

Ce projet a permis d’asseoir l’expertise de notre entreprise dans l’optimisation des systèmes d’information complexes. En accompagnant notre client dans cette transition, nous avons contribué à une meilleure structuration de ses outils, à une rationalisation des processus et à une réduction des risques opérationnels.

Avec une nouvelle architecture informatique mieux structurée et des outils plus performants, l’entreprise est désormais en mesure de relever ses défis avec plus d’agilité et d’efficacité.

🔎 Vous souhaitez structurer votre système d’information et optimiser vos outils collaboratifs avec une formation adaptée ? Contactez-nous pour un audit personnalisé et une transformation réussie !

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