Contexte
Notre client, une entreprise basée à Lyon et spécialisée dans le développement de plugins pour les éditeurs de CAO, emploie une trentaine de salariés et génère un chiffre d’affaires de 5 millions d’euros. Son activité requiert l’utilisation d’outils (dont les outils collabor rares sur le marché, ce qui complexifie la cartographie de son système d’information et rend difficile l’harmonisation des processus. De plus, le départ du contributeur principal au développement des outils internes a accentué les difficultés, les nouvelles recrues étant moins familières avec ces solutions.
L’entreprise a alors fait appel à notre expertise afin d’identifier les leviers d’amélioration et de proposer une stratégie adaptée pour optimiser son système d’information et structurer ses outils collaboratifs tout en s’octroyant une formation adaptée pour les utilisateurs… Un projet de formation qu’ils n’avaient pas encore envisagé.
Audit : analyse approfondie des enjeux et contraintes
Pour répondre à ces défis, nous avons mené un audit approfondi en explorant trois aspects fondamentaux :
1. Les outils présents sur les postes de travail
Nous avons identifié une forte hétérogénéité des outils bureautiques, chaque utilisateur ayant ses propres préférences. Cette variabilité empêche une collaboration fluide, une bonne gestion administrative et génère des incohérences dans les workflows. Par ailleurs, certaines solutions utilisées n’étaient plus adaptées aux besoins actuels de l’entreprise, freinant la productivité et la cohérence des processus.
Un manque de directives claires sur l’utilisation des outils collaboratifs a également été constaté, ce qui entraîne une dispersion des données et un manque d’efficacité dans la communication entre équipes. Dans ce cas précis, il devient donc impératif de définir une approche cohérente et unifiée pour garantir une productivité ainsi qu’une gestion de projet optimale.
2. La cartographie applicative et la gestion des données
L’entreprise utilise trois outils principaux (CRM, back-office et bugtracker) qui ne sont pas interconnectés. Cette absence d’intégration entraîne des versions divergentes des données clients, rend le partage d’ informations complexe et impact négativement le suivi des projets. En plus de cela, l’absence de documentation détaillée sur ces systèmes rend difficile leur évolution et leur maintenance, ce qui représente un risque à long terme pour l’entreprise.
Une autre problématique relevée concerne la redondance des informations saisies, augmentant ainsi le risque d’erreurs et de perte de temps dans les mises à jour des bases de données clients. Une refonte de l’architecture des outils semble donc essentielle afin d’améliorer la gestion des flux de données et la synchronisation des informations.
3. Infrastructure et Sécurité
L’infrastructure informatique est gérée par un prestataire de services hébergés à Lyon. Une migration était déjà en cours afin d’assurer la conformité et la modernisation des systèmes. Cependant, certains choix technologiques nécessitaient une réévaluation afin d’assurer une meilleure compatibilité avec les nouveaux outils et d’optimiser les performances globales.
La sécurisation des données est également un enjeu majeur dans la transition vers une infrastructure plus moderne. Nous avons identifié un besoin de renforcement des bonnes pratiques en matière de gestion des accès et de protection des données sensibles.
Problématiques clés et besoins identifiés
L’audit a mis en évidence plusieurs défis majeurs :
- Une stratégie d’outils collaboratifs inexistante, freinant la productivité et la cohérence des échanges internes.
- Une cartographie applicative complexe et désorganisée, menant à des incohérences dans la gestion des données et des processus métiers inefficaces.
- Une difficulté d’intégration des nouveaux recrutements due à l’absence de standardisation et à la multiplicité des outils utilisés.
- Un besoin de formation aux outils collaboratifs, afin d’assurer une adoption efficace des nouvelles solutions mises en place.
- Une infrastructure nécessitant des améliorations en matière de sécurité et d’optimisation des performances.
Un seul outil collaboratif n’aurait pas suffit à cette entreprise aux multiples besoins. Notre client avait donc besoin d’une stratégie unifiée pour ses outils collaboratifs, d’une cartographie cible des données, ainsi que d’un accompagnement pour moderniser son infrastructure et garantir une inter-opérabilité optimale.
Nos recommandations : deux scénarios stratégiques
Pour améliorer la gestion des outils collaboratifs et l’organisation des données, nous avons proposé deux scénarios adaptés aux besoins et aux contraintes de l’entreprise :
Une solution basée sur des outils libres
- Adoption d’outils collaboratifs open source (Nextcloud, OnlyOffice, Jitsi) afin de réduire les coûts tout en garantissant la flexibilité et l’indépendance technologique.
- Intégration d’un système de gestion documentaire partagé pour standardiser le travail collaboratif et améliorer l’accès à l’information.
- Formation des équipes aux outils collaboratifs afin d’assurer une transition fluide et une appropriation rapide.
- Mise en place d’un plan de gouvernance des outils pour assurer un usage cohérent et optimal.
Une solution intégrée Microsoft
- Mise en place de l’écosystème Microsoft 365 (M365, Teams) pour fluidifier la communication interne et simplifier le travail collaboratif.
- Intégration avec Nextcloud pour centraliser la gestion des fichiers et des données, tout en conservant une souplesse dans la gestion documentaire.
- Déploiement de solutions d’automatisation pour améliorer les flux de travail et réduire les tâches manuelles répétitives.
- Sessions de formation pour accompagner la prise en main des nouveaux outils collaboratifs.
Une structuration de la cartographie applicative
En parallèle, Routes Numériques s’engage à :
- Définir une cartographie cible des données
- Suivre une feuille de route pour unifier les données-pivot
Les résultats obtenus : une organisation plus agile et performante
Grâce à nos recommandations, notre client a pu :
- Optimiser ses processus internes, réduisant significativement les erreurs et les pertes de temps liées à la fragmentation des outils.
- Standardiser ses outils collaboratifs, facilitant ainsi la collaboration et l’intégration des nouvelles recrues grâce à un environnement de travail structuré et cohérent.
- Se voir dispensé une formation adaptée par nos soins, garantissant une adoption rapide ( par des exercices pratiques et mises en situations ) et efficace des nouveaux outils par les équipes.
- Améliorer la gestion des données, assurant une cohérence et une fiabilité accrues entre les différentes applications utilisées.
- Réduire les coûts et améliorer la flexibilité en rationalisant les outils et en privilégiant des solutions adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Conclusion : une transformation durable et performante
Ce projet a permis d’asseoir l’expertise de notre entreprise dans l’optimisation des systèmes d’information complexes. En accompagnant notre client dans cette transition, nous avons contribué à une meilleure structuration de ses outils, à une rationalisation des processus et à une réduction des risques opérationnels.
Avec une nouvelle architecture informatique mieux structurée et des outils plus performants, l’entreprise est désormais en mesure de relever ses défis avec plus d’agilité et d’efficacité.
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