Optimisation du système d'information du Groupe Coopératif Demain
Quand un acteur majeur de l’insertion dans le Jura a sollicité notre aide, Routes Numériques a déployé après analyse une feuille de route menant vers un système d’information résilient.
Contexte : un système d’informations obsolète
Le Groupe Coopératif Demain est une structure regroupant plusieurs filiales sous un modèle coopératif. Avec 200 collaborateurs et un chiffre d’affaires de 13 millions d’euros, dont 80 % issus du recyclage d’équipements électroniques, cette entreprise d’insertion joue un rôle clé dans son secteur. Basée à Lons-le-Saunier (Jura), elle a longtemps fonctionné sans référent informatique interne, s’appuyant exclusivement sur un prestataire externe.
Consciente des enjeux numériques, l’entreprise a sollicité notre expertise pour un audit approfondi de son système d’information et l’élaboration d’un schéma directeur de transformation numérique, visant à moderniser ses infrastructures et renforcer son efficacité opérationnelle. L’objectif était d’optimiser les processus internes tout en facilitant l’inclusion numérique de ses collaborateurs.
Audit
Les axes clés
Notre audit s’est articulé autour de plusieurs axes clés :
- Infrastructure IT : évaluation des serveurs, du réseau, de la cybersécurité et des capacités de stockage.
- Postes de travail : analyse de l’hétérogénéité des équipements, des mises à jour et de la sécurité des postes.
- Cartographie applicative et couverture fonctionnelle : pertinence des logiciels utilisés et leur interopérabilité.
- Maturité numérique des salariés : adaptation aux outils numériques et identification des besoins en formation.
Une analyse approfondie à tous les niveaux
Nous avons conduit des entretiens avec différents acteurs de l’entreprise pour affiner notre diagnostic :
- Les membres du COMEX afin d’aligner la stratégie numérique avec la vision globale de l’entreprise.
- Les responsables de service pour identifier les besoins métiers spécifiques à chaque département.
- Les équipes terrain afin de mieux comprendre les contraintes opérationnelles et identifier les leviers d’amélioration.
- Les prestataires et éditeurs afin d’évaluer la qualité et la pertinence des solutions technologiques en place.
Nous avons également analysé l’utilisation des outils collaboratifs existants et leur intégration dans les flux de travail pour identifier les lacunes et proposer des solutions adaptées.
Les problèmes identifiés : une dette technologique lourde
L’audit a révélé plusieurs faiblesses majeures dans le système d’information du groupe :
- Sécurité insuffisante : absence de pare-feu, réseau non sécurisé, antivirus obsolètes.
- Manque de structuration : partage non contrôlé des mots de passe, absence de gestion des accès.
- Applications vieillissantes et dispersées : logiciels obsolètes ou non utilisés, absence d’interopérabilité entre les outils métiers.
- Absence de pilotage IT : absence d’indicateurs clairs sur le budget et les performances du SI.
- Manque d’outils collaboratifs performants : absence de solutions adaptées pour la communication interne et le partage d’informations.
Face à ces défis, il était essentiel de proposer une feuille de route claire et adaptée aux besoins du groupe.
Solution
Routes Numériques a proposé une feuille de route sur quatre axes :
Infrastructure : un renouveau complet
Le renouvellement de l’infrastructure a été planifié dans le cadre du déménagement du siège social, avec deux cahiers des charges distincts :
- Infrastructure et serveurs hébergés : modernisation des équipements pour garantir un SI évolutif et résilient.
- Réseau, sécurité et téléphonie : sécurisation du système d’informations et mise en place d’une connectivité performante.
Un plan de cybersécurité a également été défini, comprenant la mise en place d’un pare-feu dans les règles de l’art, un contrôle d’accès rigoureux et des formations pour sensibiliser les salariés aux bonnes pratiques.
Cartographie applicative : vers un système d'informations cohérent et structuré
Une refonte progressive de l’environnement applicatif a été planifiée en fonction des priorités métiers :
- Dématérialisation réglementaire : adaptation aux évolutions législatives et automatisation des processus administratifs.
- Centralisation des données clients : étude pour la mise en œuvre d’un CRM transverse pour un meilleur suivi des activités.
- Intégration des outils collaboratifs : adoption de solutions performantes pour améliorer la communication et le travail en équipe
Outils collaboratifs & accompagnement numérique
Le groupe, en tant qu’entreprise d’insertion, accorde une importance particulière à l’accessibilité numérique et à la montée en compétences de ses collaborateurs. Un programme de formation et d’accompagnement a été mis en place pour :
- Aider les publics en insertion face à la digitalisation des services administratifs (Sécurité Sociale, Pôle Emploi, impôts).
- Améliorer la communication interne avec des solutions collaboratives adaptées aux besoins des équipes.
- Faciliter la gouvernance coopérative grâce à des outils numériques simplifiant les processus décisionnels.
- Former les équipes aux nouveaux outils pour garantir une adoption fluide et efficace des solutions numériques mises en place.
Résultat : Un système d’information sécurisé et évolutif
Grâce à ces initiatives, le Groupe Coopératif Demain bénéficie aujourd’hui :
- D’un parc informatique modernisé, garantissant plus de sécurité et de fiabilité.
- D’un système d’information structuré et évolutif, aligné avec les besoins métiers.
- D’une gouvernance IT renforcée, avec une vision claire du budget et des priorités technologiques.
- D’un accompagnement au changement efficace, facilitant l’adoption des nouveaux outils numériques.
- D’une amélioration significative des outils collaboratifs, renforçant la productivité et la collaboration entre les équipes.
Cette transformation permet non seulement d’optimiser les processus internes, mais aussi de soutenir l’engagement social du groupe en facilitant l’accès aux services numériques essentiels.
